Política de privacidad

1.Quiénes somos

Reception Loop ofrece una recepción con IA que atiende llamadas para pequeños negocios de servicios. Respecto a los datos de las llamadas, el negocio suscriptor es el responsable del tratamiento y nosotros actuamos como encargado. Respecto a nuestra propia web, facturación y cuentas, el responsable somos nosotros.

2.Qué recogemos

Recogemos tres tipos distintos de información.

• Datos de llamada: grabaciones de audio, transcripciones, el número de quien llama, lo que le cuenta al agente y el resultado de la llamada.
• Datos de cuenta: nombre, email y datos del negocio de quien se registra, además de la información de pago que custodia nuestra pasarela.
• Datos de uso: páginas visitadas, funciones utilizadas y diagnósticos de error, para saber qué está roto y qué va lento.

3.Grabación de llamadas y consentimiento

Las llamadas se graban para que el negocio pueda revisar lo que se dijo y para que el agente redacte el trabajo con precisión. Por defecto, el agente avisa de la grabación en el saludo, que es lo que exigen las jurisdicciones de consentimiento de ambas partes.

Los negocios suscriptores controlan ese ajuste y son responsables de cumplir la normativa de grabación aplicable allí donde estén ellos y quienes les llaman. Si una persona se opone a ser grabada, el negocio puede borrar esa llamada desde su panel.

4.Para qué lo usamos

Usamos la información solo para fines que quien llama esperaría razonablemente.

• Atender la llamada, agendar la cita y crear el registro en el CRM del negocio.
• Mostrar al negocio su propio historial de llamadas, transcripciones y resultados.
• Mantener el servicio seguro, detectar abusos y corregir fallos.
• Facturar correctamente y dar soporte a la cuenta.

5.Qué no hacemos nunca con ello

No vendemos información personal. No usamos grabaciones ni transcripciones para entrenar modelos, ni nuestros ni de nadie. No compartimos el contenido de las llamadas con otros clientes y no lo usamos para publicidad.

6.Cuánto tiempo lo guardamos

Las grabaciones y transcripciones se conservan durante la ventana de retención que elija el negocio, que por defecto son noventa días. Cuando pasa esa ventana, el borrado es definitivo e incluye las copias de seguridad en un plazo de treinta días.

Los registros de cuenta y facturación se conservan mientras la cuenta está abierta y después durante el periodo que exija la normativa fiscal.

7.Con quién lo compartimos

Trabajamos con un número reducido de subencargados, cada uno con un contrato que los limita a tratar los datos siguiendo nuestras instrucciones.

• Proveedores de telefonía y de voz, para transportar y transcribir la llamada.
• Proveedores de modelos, para generar las respuestas del agente durante la llamada.
• El CRM o el calendario que conecte el negocio, que recibe exactamente los campos que haya mapeado.
• Proveedores de alojamiento, almacenamiento, email y pagos.
• Autoridades, cuando la ley nos obliga y solo tras comprobar que la solicitud es válida.

8.Dónde se trata

Las llamadas se procesan en la región más cercana al número que las recibió, actualmente Estados Unidos y la Unión Europea. Cuando los datos cruzan una frontera, nos apoyamos en cláusulas contractuales tipo o en un mecanismo de transferencia equivalente.

9.Cómo lo protegemos

Los datos se cifran en tránsito y en reposo. El acceso a los datos de llamadas en producción está limitado a quienes lo necesitan para operar el servicio, queda registrado y exige autenticación de doble factor. Las grabaciones se guardan en almacenamiento no accesible públicamente y solo se sirven mediante enlaces firmados de corta duración.

10.Tus derechos

Según dónde vivas, puedes tener derecho a acceder, corregir, exportar o borrar tu información personal, a oponerte al tratamiento o a reclamar ante una autoridad de control.

Si llamaste a un negocio en lugar de ser suscriptor, ese negocio controla el registro. Pregúntale a él primero y, si no consigues contactarlo, escríbenos y te ayudaremos a identificar al responsable correcto.

11.Cookies y analítica

La web de marketing usa solo lo necesario para servir las páginas y, si está activada, analítica de producto respetuosa con la privacidad que no te sigue por otros sitios. El panel usa una cookie de sesión para mantenerte con la sesión iniciada.

12.Cambios y contacto

Si esta política cambia de forma que afecte materialmente al tratamiento de los datos de llamadas, avisaremos por email a los suscriptores antes de que entre en vigor.

Dudas, solicitudes y reclamaciones a privacy@receptionloop.example.